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場合によってはひとつのオフィスに２つ以上の企業が同居することもあるでしょう。その際、同居トラブルを未然に防ぐために、費用の負担などについてあらかじめ決めておくと良いことがあります。今回は同居するにあたってトラブル回避のために事前に確認しておきたいポイントをいくつかご紹介します。

たとえばフロアや壁などは使っていると次第に黒ずんでくるものです。この場合の原状回復費用は、基本的に賃借人に義務が発生します。なぜなら、賃貸契約は基本的に1社としか結ばれないからです。同居をする場合は、賃貸契約書とは別に同居に関する承諾書を作成し取り交わすことが基本となります。この場合、原状回復費用の負担義務は賃借人ですが、同居している企業間での取り決めによるものとなります。

同居していたが、仕事の都合で急遽オフィスを移転するということもありえるでしょう。基本的には契約を交わすのは基本1社のみとなるため、契約している会社が退去する場合は、理由を問わず同居人も退去する必要があります。そのため、退去に関わる費用も負担義務は契約を交わしている会社にあります。その他、明け渡し日までにかかる家賃や光熱費も同様です。同居している会社間での金銭のやり取りはあるかと思いますが、契約の観点から見ると義務は1社のみというポイントを抑えておきましょう。

セキュリティについても賃借人の責任のもと管理するようにしましょう。ただ、実質は施錠管理は同居する側と共同して行うことになります。いずれかがオフィスの鍵をかけ忘れたことで、泥棒に入られて大事な資料を盗まれたなどということになると大変です。互いに責任を持って施錠管理をするようにしましょう。

光熱費・インターネット回線費用も負担義務は契約を交わしている会社にあるため、支払いは賃借人が行います。ただ、仕事によって光熱費やインターネット回線費用は異なります。仕事でよく調べ物をする場合などはインターネットを必要とします。たくさん使う企業が多めに負担するなど決めておくと良いでしょう。いずれの会社もインターネットなどを使う頻度が変わらない場合、光熱費、インターネット回線費用は同居している企業間で相談して決めるケースがあります。

上述の通り、契約は基本的に1社が行うため契約形態としては通常通りとなります。ただ、同居の許可がおりるかどうかについては、別問題となります。役員が同じだったり、資本関係があったりすると許可が降りやすい場合もありますが、気になる方は事前に確認をするようにしましょう。